Haben Sie schon einen Notfallplan für Ihre Anwaltskanzlei?

Dieser Beitrag befasst sich mit den existenzbedrohenden Risiken einer Anwaltskanzlei und empfiehlt, sich rechtzeitig dagegen abzusichern. Er richtet sich nicht nur an größere Kanzleien, sondern insbesondere auch an Einzelanwältinnen und Einzelanwälte!

Katastrophen in der Anwaltskanzlei – leider eine wahre Geschichte

Spuren der Verwüstung nach Einbruch in die Anwaltskanzlei
Spuren der Verwüstung nach Einbruch in meine damalige Anwaltskanzlei in Frankfurt

Heute möchte ich Ihnen von einem sehr schwarzen Tag des Jahres 2009 in meiner damaligen Kanzlei berichten. An einem Wochenende wollte ich kurz die Post lesen. Als ich aus dem Aufzug stieg, bot sich mir ein schreckliches Bild: Die Drahtglastür war eingeschlagen, die verschlossenen Bürotüren (T 30 Sicherheitstüren!) aufgebrochen, die ganze Kanzlei verwüstet. Alle Laptops und alle Computer weg. Der Kopierer mutwillig umgeworfen. Alle Schubladen durchwühlt. Akten lagen auf dem Boden zwischen umgestürzten Pflanzenkübeln und umgeworfenen Mülleimern. Es herrschte ein unbeschreibliches Chaos! Wir waren Opfer eines Einbruchs geworden.

Ich könnte Ihnen natürlich auch aus dem Jahr 2007 berichten, als ich an Fronleichnam einen Anruf des Hausmeisters erhielt „Herr Pabst, ich stehe hier in Ihrer Kanzlei. Zusammen mit zehn Feuerwehrleuten. Die versuchen, das ausgelaufene Wasser wieder abzupumpen, das ca. 5cm hoch in Ihren Kanzleiräumen steht“.  Das Eckventil eines Spülmaschinenzuflusses hatte sich geöffnet. Seither weiß ich, dass man Akten gefriertrocknen kann.

Kennen Sie die Risiken für Ihre Rechtsanwaltskanzlei?

Weshalb erzähle ich diese Schauergeschichten? Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, welche Risiken für die Fortführung Ihrer Anwaltskanzlei bestehen?

Dies können Einflüsse von außen sein wie beispielsweise

  • Naturkatastrophen,
  • Vandalismus,
  • Feuer,
  • Evakuierung des Gebäudes,
  • Straßensperrung etc..

Es kann sich um technische Defekte von außen und innen handeln wie beispielsweise

  • Stromausfall,
  • Ausfall des Servers,
  • Ausfall der Telefonanlage,
  • Ausfall des Handynetzes
  • Ausfall der Heizungsanlage etc..

Aber auch menschliche Faktoren können Ihre Kanzlei lahmlegen, zum Beispiel

  • der krankheitsbedingte Ausfall einzelner Kolleginnen und Kollegen,
  • ein Unfall des Inhabers
  • der gleichzeitige Ausfall des gesamten Personals durch eine Grippewelle o.ä..

Kennen Sie alle diese Risiken? Und noch wichtiger: Wissen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kanzlei, was zu tun ist, wenn sich ein solches Risiko als Schaden verwirklicht?

Bei dieser Gelegenheit ist es auch sinnvoll, sich über den bestehenden Versicherungsschutz Gedanken zu machen. Welche der gefundenen Risiken sind versicherbar und welche davon möchten Sie versichern? Im oben geschilderten Einbruchsfall waren wir über die Inhaltsversicherung (quasi die Hausratsversicherung für Unternehmen) und die Elektronikversicherung sehr dankbar. Weniger hilfreich war die Betriebsunterbrechungsversicherung. Hier hatte ich das Gefühl, dass wir „zu schnell“ wieder arbeitsfähig waren, um vom Versicherungsschutz profitieren zu können. Jedenfalls konnte der konkrete Ausfall an Umsatz und Gewinn nicht im Sinne der Versicherungsbedingungen nachgewiesen werden.

Haben Sie sich schon einmal Gedanken über einen Notfallplan für die Anwaltskanzlei gemacht?

Ich könnte an dieser Stelle ein Loblied auf die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 singen. Zertifizierte Kanzleien haben zwar nicht zwingend einen Notfallplan. Sie haben aber ein Kanzleihandbuch, in dem die wichtigsten Abläufe festgehalten sind. Sie haben sich auch Routinen zur Datensicherung geschaffen. Damit meine ich nicht nur die EDV-Daten, sondern auch die regelmäßige physikalische Sicherung von Fristen, Terminen, Adressen etc. auf Papier – zusätzlich zur elektronischen Akte. Solche Kanzleien sind also nicht völlig unvorbereitet (ich spreche aus eigener Erfahrung: In der oben geschilderten Situation aus 2009 hatten wir keine einzige Frist versäumt. Das neue Computersystem war in drei Tagen installiert und in wenigen Tagen waren die fehlenden Aktebestandteile identifiziert und nachgetragen worden).

Weiterhin gibt es Kanzleien, die bereits für bestimmte Risiken (z.B. polizeiliche Durchsuchung der Kanzlei) konkrete Notfallmaßnahmen erarbeitet haben.

Darüber hinaus ist es allerdings für jede Anwaltskanzlei empfehlenswert, einen konkreten Notfallplan für die zuvor identifizierten (Groß-)Risiken bereitzuhalten. Auch wenn man sich ungerne mit Themen wie dem eigenen Ableben befasst, schafft es Sicherheit für alle Beteiligten.

Der Lösungsansatz: business continuity management für die Kanzlei

Wenn Sie dieser Empfehlung folgen, müssen Sie das Rad nicht komplett neu erfinden. Mit der Frage, wie man mit solchen Risiken umgeht bzw. deren Folgen abmildert, hat sich die Betriebswirtschaft bereits befasst: Unter dem englischen Begriff Business continuity management (oder denglisch: betriebliches Kontinuitätsmanagement) versteht man die Entwicklung von Strategien, um Prozesse, deren Unterbrechung der Kanzlei ernsthafte Schäden oder vernichtende Verluste zufügen würden, zu schützen bzw. alternative Abläufe zu ermöglichen Hierzu gibt es sogar eine eigene DIN Norm, die ISO 22301:2012 Societal security — Business continuity management systems.

Ist das nicht eher nur etwas für größere Kanzleien?

Nein! Natürlich müssen Sie sich keine Gedanken über den Ausfall von Personal machen, wenn Sie keines beschäftigen. Aber gerade für Inhaberinnen und Inhaber einer Einzelkanzlei besteht das große Risiko im Ausfall der eigenen Arbeitskraft. Wüsste eine Kollegin oder ein Kollege, der Sie vertreten soll (ohne die Möglichkeit einer Rückfrage), was in Ihrer Kanzlei zu tun ist? Könnte diese Person sofort herausfinden, welche Akte wo zu finden ist und wann welche Frist abläuft? Für diese Fälle sollten Sie Vorsorge treffen.

Darüber hinaus haben Einzelunternehmer auch im wirtschaftlichen und im privaten Bereich weitere Vorsorgethemen, die sie rechtzeitig mit einem solchen Notfallplan klären können. Ich empfehle hierzu die ausgezeichnete Übersicht von Martina Bloch: Nicht mehr arbeitsfähig – und nun?

Erste wichtige Schritte zu Ihrem individuellen Kanzleinotfallplan

Erste Hilfe Tasche
Passt Ihr Notfallplan in diese Tasche?

Dieser Blogbeitrag ist nicht der Ort, um einen Notfallplan zu erstellen. Hierfür gibt es sowieso kein Muster, sondern allenfalls Schablonen. Denn es geht darum, die speziellen Abläufe Ihrer Kanzlei wiederherzustellen bzw. aufrecht zu erhalten. Das setzt natürlich voraus, dass Sie sich dieser Prozesse bewusst sind.

Nachfolgend habe ich für Sie fünf Schritte aufgeschrieben, die Sie auf dem Weg zu Ihrem eigenen Notfallplan begleiten könnten:

 

 

  1. Risiken sammeln und bewerten (worst case Betrachtung)
  2. Notwendige Sofortmaßnahmen zur Wiederaufnahme bzw. Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit festhalten. Ziel: Was muss geschehen, damit die Kanzlei wieder wie bisher gegenüber Mandanten und Dritten auftreten und für diese arbeiten kann? Was muss im Zeitraum bis zur Wiederherstellung geschehen? Hier insbesondere auch EDV-Themen klären (Datensicherung, Reaktionszeiten, Nummern der Softwarelizenzen, homepage als Plattform für Notfallkommunikation…)! Außerdem: Prioritäten festlegen.
  3. Maßnahmen für den Ausfall bestimmter Personen vereinbaren: Vertretungsregelungen (kennen Sie § 53 Absatz 2 BRAO?). Hinterlegung wichtiger Dokumente (Gesellschaftsvertrag, Arbeitsverträge, Mietvertrag, Versicherungsverträge etc.), Vollmachten, Kontozugänge und Passwörter etc.
  4. Regelmäßige Tests durchführen
  5. Jährlichen Aktualisierungstermin festhalten

Eine etwas tiefer gehende Anleitung finden Sie auch in diesem Blogbeitrag aus England, der sich mit den spezifischen Anforderungen des bcm für Anwaltskanzleien befasst.

Noch ein Tipp

Regelmäßig wird das backup Ihrer EDV-Anlage ein zentrales Thema sein. Dies ist auch ein sehr wichtiger Punkt für die Arbeitsfähigkeit der Kanzlei. Ich empfehle aber, die EDV bei der Einschätzung der Risiken und bei der Erstellung des Notfallplans nicht von Anfang an in den Mittelpunkt zu stellen. Ansonsten besteht die Gefahr, alle anderen Risiken auszublenden.

 

 

Wenn Sie mehr über den Kanzleinotfallplan wissen möchten, sprechen Sie mich gerne an!

Können Sie eigene Erfahrungen oder tolle Ideen zu den angesprochenen Fragen beitragen? Dann lassen Sie uns doch alle daran teilhaben, indem Sie einen Kommentar hinterlassen!

Weitere hilfreiche Quellen zur Installation eines Kanzlei-Notfallmanagements

Organisationsberatung Treysse – Artikelserie zum business continuity management in der Anwaltskanzlei

Instruktive Entscheidung des Bundesgerichtshofs zur Frage, wie ein Anwalt Vorsorge für den Fall einer Krankheit treffen muss, um Fristen zu wahren (IX ZB 74/04).

Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik – BSI Standard 100-4 Notfallmanagement

Umfangreiche Angebote der American Bar Association zum Thema disaster recovery

4 Gedanken zu „Haben Sie schon einen Notfallplan für Ihre Anwaltskanzlei?

  1. Hallo Herr Pabst,

    durch Ihren Kommentar zu meinem Artikel über Risikomanagement für Solo-Unternehmer bin ich auf diesen Beitrag aufmerksam geworden. Das Business Continuity Management finde ich eine extrem wichtige Aufgabe für alle Unternehmen und ganz speziell auch für die kleineren. Gern teile ich diesen Beitrag in meinem Netzwerk.
    Hier noch einmal der Link zu meinem Artikel: http://monikabirknerfreedombusiness.de/checkliste-risikomanagement-als-solo-unternehmer/

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